Curso de Formação e Retenção de Líderes- Parte 8
Administrar o tempo
O tempo é um recurso inelástico. Isso quer dizer que não podemos comprar ou agregar mais tempo às 24 h que um dia possui, sem que contratemos mais pessoas para fazer determinada tarefa.
Em vista dessa limitação, o líder precisa tomar uma série de medidas para que seu dia seja o mais rentável possível, em sua carga horária normal de trabalho. Sacrificar horas pessoais para resolver os problemas da empresa deve ser sempre uma exceção. A falta dessas horas o afetará e sem dúvida, acabará por atrapalhar sua performance mais cedo ou mais tarde.
Como Administrar o Tempo
Dicas úteis para economizar tempo
- Planeje seu dia com base em sua agenda, antecipadamente;
- Sempre responda a correspondência e os e-mails o mais rápido possível. Evite deixar pendências;
- Jogue fora tudo que não serve com critério. Não acumule papéis ou mensagens por medo de precisar delas um dia. Não crie pasta de “assuntos gerais”. É provável que nunca use seu conteúdo;
- Classifique as mensagens por assunto. Isso facilitará seu resgate quando necessário;
- Prepare modelos e utilize-os para ganhar tempo;
- Organize sua mesa. Não fique atrás de pilhas de papel;
- Priorize as atividades urgentes e as mais importantes. Não postergue. Delegue sempre que possível;
- Evite retrabalho ao máximo;
- Controle seu tempo ao telefone. Não fale mais que o necessário;
- Aproveite os tempos disponíveis entre compromissos para monitorar o andamento de tarefas. Mantenha os colaboradores sempre informados;
- Evite reuniões desnecessárias. Quando imprescindíveis, atenha-se ao assunto a ser tratado, sem divagações ou conversas fora de foco.
O valor do líder é alto demais para ser desperdiçado.
Planejamento
“De uma forma bastante simples, planejar significa responder o que será feito, como será feito, quanto irá custar, quem irá fazer, por que será feito e quando será feito.11”
Planejamento Estratégico
Para atingir suas metas da melhor maneira, um líder deve planejá-las em etapas de curto, médio e longo prazo. Elas devem ser realizáveis, devem ter “produtos” estabelecidos ao fim dessas etapas (relatórios por exemplo) e sempre que possível, devem ser flexíveis para acomodar as mudanças de cenário.
Seguindo ao máximo o que foi planejado, você também economizará muito tempo e os resultados serão melhores.
Evitar improvisos é indispensável. Eles causam perda de tempo e dinheiro. Planejar é fator primordial para o sucesso.
Notas
11 Identificando as Oportunidades e Conquistando Clientes 2, SEBRAE/SP, 2002.
Para conhecer mais:
